🟩 ArrĂȘtĂ© du 12 janvier 2023 portant crĂ©ation d’un traitement automatisĂ© de donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel dĂ©nommĂ© « Organisation et coordination du travail et des activitĂ©s en Ă©tablissements » (OCTAVE)

Références

NOR : JUST2237422A
ELI : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2023/1/12/JUST2237422A/jo/texte
Source : JORF n°0035 du 10 février 2023, texte n° 10

En-tĂȘte

Le garde des sceaux, ministre de la justice, et le ministre dĂ©lĂ©guĂ© auprĂšs du ministre de l’intĂ©rieur et des outre-mer, chargĂ© des outre-mer,
Vu le rĂšglement (UE) 2016/679 du Parlement europĂ©en et du Conseil du 27 avril 2016 relatif Ă  la protection des personnes physiques Ă  l’Ă©gard du traitement des donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel et Ă  la libre circulation de ces donnĂ©es, et abrogeant la directive 95/46/CE ;
Vu le code pénitentiaire, notamment ses articles L. 412-1 à L. 412-25 et R. 412-1 à R. 412-82 ainsi que ses articles L. 413-1 et L. 413-2, R. 413-1 à R. 413-6 et D. 413-3 et D. 413-10 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiĂ©e relative Ă  l’informatique, aux fichiers et aux libertĂ©s,
ArrĂȘtent :

Article 1

Il est crĂ©Ă© par le ministĂšre de la justice (direction de l’administration pĂ©nitentiaire) un traitement automatisĂ© de donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel dĂ©nommĂ© « OCTAVE ».
Ce traitement a pour finalités de permettre :
1° La gestion administrative des dossiers de travail et de formation professionnelle des personnes détenues ;
2° La gestion et le suivi du temps de travail et des formations professionnelles des personnes détenues ;
3° La gestion de la paye des personnes détenues ;
4° L’exploitation des donnĂ©es Ă  des fins statistiques et de pilotage.

Article 2

I. – Peuvent ĂȘtre enregistrĂ©es dans le traitement dans la mesure oĂč elles sont nĂ©cessaires Ă  la poursuite de ses finalitĂ©s les donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel et les informations suivantes :
1° Concernant les personnes détenues :
a) Des donnĂ©es relatives Ă  l’identification de la personne : civilitĂ©, nom de naissance, nom d’usage, prĂ©noms, alias, sexe, date et lieu de naissance, nationalitĂ©, numĂ©ro d’inscription au rĂ©pertoire national des personnes physiques, numĂ©ro d’Ă©crou initial et numĂ©ro d’Ă©crou courant, Ă©tablissement, matricule octave, numĂ©ro de badge ;
b) Des donnĂ©es relatives Ă  la dĂ©tention de la personne : affectation en cellule, observation des membres de la commission pluridisciplinaire unique utiles Ă  l’orientation et Ă  l’affectation de la personne dĂ©tenue pour le travail pĂ©nitentiaire et la formation professionnelle ;
c) Des donnĂ©es liĂ©es Ă  la formation demandĂ©e ou suivie de la personne : intitulĂ©e et nature de la formation, statut de la personne dĂ©tenue par rapport Ă  la formation (en attente/affectĂ©/clos), organisme dispensant la formation, date de dĂ©but et de fin d’une formation, formation diplomante (oui/non), nombre prĂ©vu d’heures de formation, formation rĂ©munĂ©rĂ©e (oui/non) ;
d) Des donnĂ©es liĂ©es Ă  l’emploi pĂ©nitentiaire de la personne : intitulĂ©e et nature de l’emploi, numĂ©ro de contrat pĂ©nitentiaire, durĂ©e et nature du contrat, nature des activitĂ©s exercĂ©es ;
e) Des donnĂ©es relatives aux temps et activitĂ©s de la personne en emploi pĂ©nitentiaire ou en formation professionnelle : date de dĂ©but et de fin d’une absence, emploi du temps, maternitĂ© (oui/non), accident de travail (oui/non), personne en situation de handicap (oui/non), dĂ©cision de temps partiel thĂ©rapeutique, arrĂȘts maladies, heure de dĂ©but et fin de l’activitĂ©, nombres heures effectives totales de l’activitĂ©, sens des dĂ©cisions de dĂ©saffectation de dĂ©classement ou de suspension ;
f) Des donnĂ©es relatives Ă  la rĂ©munĂ©ration de la personne : montant et taux du prĂ©lĂšvement Ă  la source, cotisations obligatoires, sens d’une dĂ©cision de suspension du salaire en raison d’une dĂ©claration d’inaptitude, dĂ©claration sociale nominative ;
2° Concernant les utilisateurs du traitement :
a) Des donnĂ©es relatives Ă  l’identification de la personne : titre ou civilitĂ©, nom de naissance, nom d’usage, prĂ©noms, unitĂ© organisationnelle, code et libellĂ© du poste ;
b) Des données relatives à la connexion : identifiants de connexion, matricule et adresse électronique.
II. – Les piĂšces, actes et documents pouvant ĂȘtre enregistrĂ©s dans le traitement sont :
1° Le contrat d’emploi pĂ©nitentiaire prĂ©vus aux articles L. 422-10 Ă  L.412-18 du code pĂ©nitentiaire ;
2° La convention de formation professionnelle ;
3° Les bulletins de paie de la personne détenue.

Article 3

Peuvent accĂ©der, Ă  raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaĂźtre, Ă  tout ou partie des donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel et informations mentionnĂ©es Ă  l’article 2 :
1° Les agents habilitĂ©s des services centraux et dĂ©concentrĂ©s de l’administration pĂ©nitentiaire ;
2° Les personnels de l’Agence nationale du travail d’intĂ©rĂȘt gĂ©nĂ©ral et de l’insertion professionnelle des personnes placĂ©es sous-main de justice individuellement dĂ©signĂ©s et dĂ»ment habilitĂ©s par le chef d’Ă©tablissement ;
3° Les personnels pĂ©nitentiaires en charge de l’encadrement, individuellement dĂ©signĂ©s et dĂ»ment habilitĂ©s par le chef d’Ă©tablissement ;
4° Les rĂ©fĂ©rents locaux du travail, les rĂ©fĂ©rents des contrats d’emploi pĂ©nitentiaire et les consultants des contrats d’emploi pĂ©nitentiaire habilitĂ©s par le chef d’Ă©tablissement ;
5° Les agents en charge de la rĂ©gie des comptes nominatifs, individuellement dĂ©signĂ©s et spĂ©cialement habilitĂ©s par le chef de l’Ă©tablissement ;
6° Les chefs d’Ă©tablissement pĂ©nitentiaire et leurs adjoints ;
7° Les agents en charge des habilitations des applications informatiques au sein des établissements pénitentiaires ;
8° Les agents en charge de la formation professionnelle au sein des établissements pénitentiaires ;
9° Les personnels des groupements privĂ©s agissant dans le cadre de la gestion dĂ©lĂ©guĂ©e ou proposant un travail pĂ©nitentiaire, individuellement dĂ©signĂ©s et spĂ©cialement habilitĂ©s par le chef de l’Ă©tablissement.

Article 4

Peuvent Ă©galement ĂȘtre destinataires, Ă  raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaĂźtre, de tout ou partie des donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel et informations mentionnĂ©es Ă  l’article 2 :
1° Les agents habilitĂ©s de l’Union de recouvrement des cotisations de sĂ©curitĂ© sociale et d’allocations familiales (URSSAF) ;
2° Les agents habilités de la direction générale des finances publiques (DGFIP) ;
3° Les agents habilités des collectivités territoriales régionales ;
4° Les agents du service statistique ministĂ©riel du ministĂšre de la justice et du service de la direction de l’administration pĂ©nitentiaire chargĂ© de concourir Ă  la production de statistique publique relative aux personnes confiĂ©es au service public pĂ©nitentiaire ;
5° Les agents de l’Ă©chelon central du service national du renseignement pĂ©nitentiaire ;
6° Les agents du secrétariat général du ministÚre de la justice en charge de la gestion des contentieux portés devant les juridictions.

Article 5

Les donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel et les informations mentionnĂ©es au 1° de l’article 2, Ă  l’exception de la dĂ©claration sociale nominative des feuilles de paye, sont conservĂ©es pendant une durĂ©e de cinq ans Ă  compter de la levĂ©e d’Ă©crou de la personne dĂ©tenue.
Les feuilles de paye sont conservĂ©es en base active pendant une durĂ©e de cinq ans puis versĂ©es dans une base d’archive intermĂ©diaire pour une durĂ©e de quarante-cinq ans.
La dĂ©claration sociale nominative est conservĂ©e pendant une durĂ©e de six ans Ă  compter de son envoi aux destinataires mentionnĂ©s aux 1° et 2° de l’article 4 du prĂ©sent arrĂȘtĂ©.
Les donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel et les informations mentionnĂ©es au 2° de l’article 2 sont conservĂ©es pendant une durĂ©e d’un an aprĂšs la fin de l’habilitation de l’agent.

Article 6

I. – Pour l’ensemble des personnes mentionnĂ©es au 1° du I de l’article 2 :
a) Les droits d’accĂšs, de rectification et de limitation aux donnĂ©es issues du traitement rĂ©alisĂ© pour la finalitĂ© prĂ©vue au 3° de l’article 1er s’exercent directement auprĂšs du chef d’Ă©tablissement, dans les conditions prĂ©vues respectivement aux articles 15, 16 et 18 du rĂšglement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisĂ© ;
b) Les droits d’accĂšs, de rectification, de limitation et d’opposition aux donnĂ©es issues du traitement rĂ©alisĂ© pour les autres finalitĂ©s s’exercent directement auprĂšs du chef d’Ă©tablissement, dans les conditions prĂ©vues respectivement aux articles 15, 16, 18 et 21 du rĂšglement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisĂ© ;
c) Pour les motifs prĂ©vus par les dispositions des c et i de l’article 23 du rĂšglement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisĂ©, le droit d’accĂšs peut faire l’objet de restrictions pour garantir la sĂ©curitĂ© publique ou la protection de la personne concernĂ©e ou des droits et libertĂ©s d’autrui.
II. – Pour l’ensemble des personnes mentionnĂ©es au 2° du I de l’article 2, les droits d’accĂšs, de rectification, de limitation et d’opposition aux donnĂ©es du traitement s’exercent directement auprĂšs du chef d’Ă©tablissement, de la direction interrĂ©gionale des services pĂ©nitentiaires ou de la direction de l’administration pĂ©nitentiaire selon que l’utilisateur travaille en Ă©tablissement, en direction interrĂ©gionale ou en service central, dans les conditions prĂ©vues respectivement aux articles 15, 16, 18 et 21 du rĂšglement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisĂ©.

Article 7

Le traitement conserve pendant une durĂ©e de six mois les informations relatives aux crĂ©ations, modifications, suppressions et consultations dont il fait l’objet, en prĂ©cisant la personne ou l’autoritĂ© ayant procĂ©dĂ© Ă  l’opĂ©ration.

Article 8

1° Le prĂ©sent arrĂȘtĂ© est applicable dans les Ăźles Wallis et Futuna, en PolynĂ©sie française et en Nouvelle-CalĂ©donie ;
2° Pour son application Ă  Saint-BarthĂ©lemy, Ă  Saint-Pierre-et-Miquelon, en Nouvelle-CalĂ©donie, en PolynĂ©sie française et dans les Ăźles Wallis et Futuna, la rĂ©fĂ©rence au rĂšglement (UE) 2016/679 du Parlement europĂ©en et du Conseil du 27 avril 2016 relatif Ă  la protection des personnes physiques Ă  l’Ă©gard du traitement des donnĂ©es Ă  caractĂšre personnel et Ă  la libre circulation de ces donnĂ©es est remplacĂ©e par la rĂ©fĂ©rence aux rĂšgles en vigueur en mĂ©tropole en vertu du rĂšglement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.

Article 9

Le directeur de l’administration pĂ©nitentiaire est chargĂ© de l’exĂ©cution du prĂ©sent arrĂȘtĂ©, qui sera publiĂ© au Journal officiel de la RĂ©publique française.

Date et signature(s)

Fait le 12 janvier 2023.

Le garde des sceaux, ministre de la justice,
Éric Dupond-Moretti

Le ministre dĂ©lĂ©guĂ© auprĂšs du ministre de l’intĂ©rieur et des outre-mer, chargĂ© des outre-mer,
Jean-François Carenco